Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Patra Oy
Y-tunnus 3652468-2
Päätie 1 A 5, 32740 Sastamala
info@patra.fi

Patra Oy on rekisterinpitäjä omissa asiakkuus-, yhteydenotto- ja palvelun käyttäjätiedoissaan. Laskuttava yritys on rekisterinpitäjä työtilaansa tallentamiensa asiakkaiden ja laskutusaineiston henkilötiedoille. Patra käsittelee tätä aineistoa palvelun tuottamiseksi asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

Jos asia koskee sinulle lähetetyn laskun tietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä laskun lähettäneeseen yritykseen. Patran käyttäjätiliä, esittelypyyntöä tai palvelun toimintaa koskevat pyynnöt voit lähettää Patralle.

2. Mitä tietoja käsitellään ja miksi?

• Yhteydenotot: sähköpostiosoite, nimi, yritystiedot ja viesti, jotka itse toimitat. Käytämme niitä vastaamiseen, esittelyn järjestämiseen ja pyytämiisi toimiin ennen sopimusta. Oikeusperuste on sopimusta edeltävät toimenpiteet tai oikeutettu etu hoitaa yhteydenotto.
• Käyttäjä ja asiakkuus: nimi, sähköpostiosoite, kirjautumisen tunnisteet, yritys, jäsenyys ja käyttöoikeus. Tietoja tarvitaan kirjautumiseen, kutsujen hyväksymiseen, asiakkuuden hoitoon ja sovitun palvelun tuottamiseen. Oikeusperuste on sopimus tai oikeutettu etu hallita yrityksen käyttäjien pääsyä palveluun.
• Laskutusaineisto: asiakkaan nimi ja yhteystiedot, laskurivit, maksutiedot, viitteet, liitteet, muistiinpanot ja toimitustiedot. Tiedot tulevat laskuttavan yrityksen käyttäjiltä. Yritys määrittää aineistonsa käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen; Patra käsittelee sitä asiakkaan lukuun.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, pyynnön aika ja osoite, selain sekä kirjautumis-, toimitus- ja hallintatapahtumat. Niitä käytetään tietoturvaan, väärinkäytösten estämiseen ja virheiden selvittämiseen. Patran oikeusperuste on oikeutettu etu ylläpitää toimivaa ja turvallista palvelua.

Palvelussa ei tehdä henkilötietoihin perustuvaa automaattista päätöksentekoa eikä mainontaan tarkoitettua profilointia. Ilman kirjautumiseen tarvittavia tietoja työtilaa ei voi käyttää. Yhteydenottopyynnössä voit antaa vain asian hoitamiseen tarvittavat tiedot.

3. Palveluntarjoajat ja tietojen sijainti

Palvelun toimintaan osallistuvat seuraavat palveluntarjoajat. Niille välitetään niiden tehtävän edellyttämät tiedot.

EU:ssa sijaitseva palvelin ei tarkoita, että kaikki palveluntarjoajien käsittely tapahtuisi vain EU:ssa. Resendin, Supabasen ja Cloudflaren kaltaisilla kansainvälisillä toimittajilla voi olla käsittelyä tai alikäsittelijöitä ETA-alueen ulkopuolella. Siirtojen suojatoimet ja alikäsittelijät kuvataan toimittajien käsittelyehdoissa; suojatoimena voivat olla esimerkiksi Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet. Lisätietoja oman aineistosi käsittelyketjusta saat Patralta.

Kun yritys käyttää erikseen määritettyä verkkolaskuoperaattoria, laskun tiedot välitetään kyseiselle operaattorille ja vastaanottajalle. Operaattori sovitaan yrityksen kanssa ennen kanavan käyttöönottoa. Tukitietoja voi käsitellä myös yhteydenotossa käytetty sähköpostipalvelu.

4. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Yhteydenottoja ja tukiviestejä säilytetään asian hoitamisen ja mahdollisten jatkokysymysten vaatiman ajan. Asiakkuus- ja käyttäjätietoja tarvitaan palvelusuhteen ajan sekä sen jälkeen siltä osin kuin sopimuksen, laskutuksen, vaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen edellyttää.

Laskuttava yritys vastaa oman laskutusaineistonsa säilytysvelvoitteista. Työtilan aineiston luovutuksesta ja poistamisesta palvelun päättyessä sovitaan asiakkaan kanssa. Palvelu ei poista laskua automaattisesti pelkästään sen maksamisen tai eräpäivän perusteella.

Varmuuskopiot voivat sisältää myös aktiivisesta työtilasta poistettuja tietoja. Kopioita käytetään palautukseen ja häiriötilanteiden hoitoon. Tuotannon varmuuskopioilla ei tällä hetkellä ole automaattista poistokiertoa; tarpeettomien kopioiden poistaminen ja poistopyynnön huomioiminen hoidetaan ylläpidossa. Palautuksessa on huomioitava aiemmin toteutetut poistopyynnöt.

Teknisiä lokeja säilytetään toiminnan ja tietoturvan selvittämiseen tarvittavan ajan. Täsmällinen säilytystarve riippuu lokityypistä ja mahdollisesta häiriöstä. Voit pyytää tietoa omaan pyyntöösi tai asiakkuuteesi sovellettavasta säilytysajasta.

5. Selaimen tallennustila ja suojaus

Esittelysivu ei käytä analytiikkaa, mainosseurantaa tai niitä varten asetettuja evästeitä. Fontit ja sivun kuvat ladataan omalta sivustolta.

Kirjautumisnäkymä ja laskutustyötila käyttävät selaimen paikallista tallennustilaa kirjautumistunnisteisiin sekä kieli-, teema- ja työtilavalintoihin. Tiedot mahdollistavat palvelun käytön ja valintojen säilymisen. Käytä jaetulla laitteella omaa selainprofiilia ja kirjaudu lopuksi ulos.

Yhteydet suojataan HTTPS:llä. Työtilan käyttö perustuu käyttöoikeuksiin ja organisaation jäsenyyteen. Varmuuskopiot salataan ennen siirtämistä palvelimen ulkopuolelle. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joille käsittely on heidän tehtävänsä vuoksi tarpeen.

6. Oikeutesi ja yhteydenotto

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi, virheen korjaamista ja soveltuvin edellytyksin tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin tietoihin, esimerkiksi jos säilyttämiseen on lakisääteinen velvollisuus.

Lähetä Patran rekistereitä koskeva pyyntö osoitteeseen info@patra.fi. Kerro, mitä tietoa tai työtilaa pyyntö koskee. Henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa ennen tietojen luovuttamista. Jos pyyntö koskee laskuttavan yrityksen aineistoa, autamme ohjaamaan sen oikealle rekisterinpitäjälle.

Sinulla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi. Selostetta päivitetään, kun palvelun tietojen käsittely muuttuu.